Etabli en 1989 – Modifié en 1992, 2007 et en 2020.
Les Membres Actifs et les Membres Bienfaiteurs payent leur cotisation pour l’année en cours et en versent le montant dans l’année de leur adhésion.
Les Membres d’Honneur et les Membres Correspondants peuvent être dispensés de cotisation par le Conseil.
Les Membres Honoraires bénéficient d’une exonération de cotisation.
Le trésorier adresse aux adhérents, en retard de deux ans de cotisation, une lettre de rappel fixant le délai pour le paiement de l’arriéré. En cas de non-paiement après rappels, la radiation peut être proposée par le Conseil et ratifiée par une Assemblée. L’adhérent peut reprendre sa qualité de Membre en payant l’arriéré de ses cotisations.
Les convocations à une Assemblée Générale sont adressées quinze jours, au moins, à l’avance. Elles mentionnent les questions à l’ordre du jour. L’Assemblée Générale est présidée par le Président ou, en son absence, par un des vice-Présidents ou le Secrétaire Général ou tout Membre du Conseil délégué.
L’Assemblée Générale ne délibère que sur les questions à l’ordre du jour. Celui-ci est établi par le Bureau. Les adhérents peuvent y inscrire une – ou plusieurs – questions mais devront en faire la demande au Secrétariat, au moins, un mois avant l’Assemblée Générale. Toute autre demande de modification de l’ordre du jour est soumise au vote de l’Assemblée. Les adhérents ont la faculté de déléguer leur pouvoir à d’autres adhérents.
Le vote par correspondance est admis, notamment pour les élections des Membres du Conseil. Il se fait à bulletin secret, avec le système de la double enveloppe. Le dépouillement a lieu aussitôt que possible et, au plus, trois jours ouvrables après la date fixée pour la clôture du scrutin. Le dépouillement se fait en public, en présence d’au moins cinq Membres de la Société.
Dans les votes de l’Assemblée, chaque Membre, personne physique, a droit à une voix. Il peut se faire représenter par un autre Membre mandataire. Chaque mandataire peut représenter deux autres Membres. Sur demande d’un seul de ses membres, les votes sont exprimés par bulletin secret.
Les décisions de l’Assemblée Générale doivent être prises au premier tour, à la majorité absolue des Membres présents, ou représentés. Au second tour, la majorité relative suffit.
Le Bureau est composé d’un Président, de deux ou plusieurs Vice-présidents, d’un Secrétaire Général, d’un Secrétaire adjoint, d’un Trésorier et d’un Trésorier adjoint.
Les 8 membres du Bureau sont élus au sein du Conseil d’Administration (CA) par les membres du CA, pour 4 ans et renouvelables 1 fois maximum.
Un Président d’Honneur peut être proposé par le Conseil au suffrage de l’Assemblée Générale. Le Président d’Honneur doit être Membre de la Société. Il peut participer, à titre consultatif, aux délibérations du Conseil.
Le Conseil se réunit au moins deux fois dans l’année. Il est convoqué par le Secrétaire Général qui précise l’ordre du jour sur la convocation. Le Conseil ne peut valablement délibérer que si la moitié plus un de ses membres sont présents. Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante.
Le Président dirige les débats de l’ordre du jour, des réunions de bureau, du Conseil et de l’Assemblée Générale. Il présente devant l’Assemblée Générale le rapport moral, après en avoir rendu compte au Conseil. Il représente l’Association dans tous les actes de la vie civile ou administrative et est investi de tous les pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’Association tant en demande qu’en défense.
En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé dans toutes les fonctions ci-dessus par un des Vice-présidents ou le Secrétaire Général ou tout Administrateur spécialement délégué par le Conseil.
Le Secrétaire Général est chargé de la rédaction des procès-verbaux de Conseil et de l’Assemblée Générale. Il assure la correspondance, les convocations, la publication du Bulletin de la Société, en accord avec le Rédacteur et le Comité de lecture. Il tient à jour les différents registres. En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par le Secrétaire Adjoint ou tout Administrateur spécialement délégué par le Conseil.
Le Trésorier fait tenir les écritures relatives à la comptabilité et assure le recouvrement des cotisations. Il propose le budget et fait devant l’Assemblée Générale le rapport financier après en avoir rendu compte au Conseil. Il règle les dépenses ordinaires et, après approbation du Conseil, les dépenses extraordinaires. Lors de l’Assemblée Générale, le rapport financier et les livres de comptabilité sont soumis à l’examen de deux commissaires aux comptes, Membres de la Société. En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par le Trésorier Adjoint ou tout Administrateur spécialement délégué par le Conseil.
Pour les réunions de la Société organisées en province, en cas de bénéfice, 25% de ces bénéfices sont reversé à la SFMM.